19.09.2024 | Sharon Hundehege
Interview zum Projekt Workflow-Management-Systeme für Open-Access-Hochschulverlage
von Sharon Hundehege (Studentische Mitarbeiterin in der Vernetzungs- und Kompetenzstelle Open Access Brandenburg)
Das Forschungsprojekt „Workflow-Management-Systeme für Open-Access-Hochschulverlage (OA-WFMS)“ ist ein gemeinsames Vorhaben der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur (HTWK) Leipzig und der Universitätsbibliothek Potsdam. Aufbauend auf den erfolgreichen Vorgängerprojekten „Open-Access-Hochschulverlag (OA-HVerlag)“ und „Open-Access-Strukturierte-Kommunikation (OA-STRUKTKOMM)“ verfolgt das Projekt das Ziel, die Anforderungen von Universitäts- und Hochschulverlagen an Workflow-Management-Systeme (WFMS) zu analysieren und entsprechende Lösungen zu entwickeln.
In seiner Laufzeit vom 01. September 2023 bis zum 21. August 2025 konzentriert sich das Projekt darauf, in Zusammenarbeit mit Wissenschaft und Praxis die komplexen und verzweigten Arbeitsschritte in den Open-Access-Hochschulverlagen zu erleichtern und zu beschleunigen. Eine optimierte Softwarelösung soll den Produktionsprozess effizienter gestalten und somit die Akzeptanz, Wirkung und Verbreitung von Open Access (OA) fördern.
Auf der BiblioCon 2024 wurde das Projekt mittels eines Posters vorgestellt und lieferte damit einen ersten Schritt in die Sichtbarkeit für dieses Projekts.
Ein weiterer entscheidender Meilenstein des Projekts war der Auftaktworkshop, der im März 2024 in Leipzig stattfand. Vertreter:innen von zehn Institutionen kamen zusammen, um Herausforderungen und Anforderungen an ein WFMS zu ermitteln sowie bestehende Lösungsansätze und Tools zu diskutieren.
Um mehr über das Projekt zu erfahren, sprachen wir mit Andreas Kennecke, der als Leiter des Dezernats für Forschungs- und Publikationsunterstützung an der UB Potsdam am Projekt beteiligt ist.
Was waren die Hauptbeweggründe für die Initiierung des Projekts „OA-WFMS“?
Der Universitätsverlag Potsdam nutzt seit vielen Jahren ein webbasiertes Formularsystem, in dem alle wichtigen Arbeitsschritte des Publikationsprozesses abgebildet werden können. Das System ist in die Jahre gekommen und deckt bei weitem nicht mehr alle Anforderungen des Verlages ab. Zudem wissen wir aus unserer langjährigen Zusammenarbeit in der AG Universitätsverlage, dass auch in den anderen Universitäts- und Hochschulverlagen der Bedarf nach einem Workflow-Management-System (WFMS) groß ist.
Da wir die Vorgängerprojekte unseres Projektpartners von der HTWK Leipzig zu Open-Access-Hochschulverlagen kannten, wussten wir, dass eine Zusammenarbeit der Sache am dienlichsten wäre. Die Zusammenführung der wissenschaftlichen, analytischen Fachexpertise aus Leipzig und der praktischen Expertise aus der Verlagsproduktion in Potsdam schien uns die effektivste und zielführende Art der Projektarbeit zu sein. Und so ist es gekommen.
- Welche spezifischen Ziele verfolgen Sie mit der Einführung eines neuen Workflow-Management-Systems für Open-Access-Hochschulverlage?
Das neue WFMS soll den Universität- und Hochschulverlagen ein Werkzeug an die Hand geben, dass sie bei der komplexen Planung und Durchführung von Verlagspublikationen unterstützt: Vom Publikationsstart bis zur Auslieferung der Publikation, ob elektronisch oder im Druck, sollen alle Arbeitsschritte im WFMS erfasst werden können. Durch Schnittstellen mit anderen an der Produktion beteiligten Systemen können Daten leichter ausgetauscht und dadurch der Arbeitsprozess verschlankt werden. Durch ein Rollenmanagement können verschiedene Personen, aber auch Abteilungen in der Bibliothek in den Produktionsprozess einbezogen werden.
- Welche nächsten Schritte sind für die Weiterentwicklung und Implementierung des WFMS geplant?
Wir haben mit unterschiedlichen Universitätsverlagen Interviews zu ihren derzeitigen Workflows und vor allem zu ihren Bedarfen und Wünschen geführt, die ein WFMS erfüllen soll. Nun gilt es diese auszuwerten. Anschließend wird daraus ein generisches Lastenheft entwickelt, welches allen notwendigen Vorgaben für den Aufbau eines WFMS für Hochschulverlage genüge trägt.
Ausgehend von diesem generischen Lastenheft werden zwei spezifische Lastenhefte für den Universitätsverlag Potsdam und für Berlin Universities Publishing angefertigt, die den besonderen, lokalen Ansprüchen dieser Verlage genügen. Schließlich wird eine Marktanalyse durchgeführt, um geeignete Software zu identifizieren und testweise zu implementieren, in der die ermittelten Anforderungen technisch umgesetzt werden können.
- Wie wollen Sie sicherstellen, dass das neue System den spezifischen Anforderungen der Hochschulverlage gerecht wird?
Da wir seit vielen Jahren die sehr unterschiedlichen Ausprägungen und Aufstellungen der Universitäts- und Hochschulverlage kennen, haben wir von Beginn an unser Augenmerk auf einen modularen Aufbau des zu entwickelnden Systems gelegt. Das System muss sich an die Gegebenheiten anpassen können, nicht der Verlag an das System.
Zudem werden die Projektergebnisse publiziert und das darin enthaltene Lastenheft kann als Blaupause für die Einführung eines geeigneten Systems in den Universitäts- und Hochschulverlagen dienen.
- Welche langfristigen Auswirkungen erwarten Sie durch die Einführung des WFMS auf die Akzeptanz und Verbreitung von Open Access?
Hochschulen, allen voran die Universitäten mit ihren großen Publikationsaufkommen, werden mehr und mehr selbst zu Publikationsproduzenten. Ihre Bibliotheken sind bislang aber noch sehr auf die klassischen Aufgaben fokussiert. Die Hochschulverlage müssen sich in diese Strukturen einfügen. Eine unterstützende Software, wie beispielsweise ein Lokales Bibliotheksverwaltungssystem für Erwerbung und Ausleihe, sucht man hier vergebens.
Mit der Einführung eines WFMS für Hochschulverlage wird sowohl die Qualität als auch die Quantität der Verlagspublikationen erhöht. Damit leistet das Projekt einen Beitrag zur Open-Access-Transformation des wissenschaftlichen Publizierens und ist ein kleiner Baustein zum notwendigen Umbau unserer wissenschaftlichen Bibliotheken.